Je ne pensais pas demander la lune...

[Li Pace]

... et pourtant, il faut visiblement que je vise encore plus loin...

Nous sommes une petite entreprise, avec un système de gestion des emails qui n'est pas au point, donc j'essaie d'organiser tout ça! Pour fixer les idées, disons que nous sommes 5 collaborateurs, chacun a son poste de travail, nous sommes tous sur mac.

Disons que notre nom de domaine est aaa.fr. Pour l'instant, nous avons une adresse unique pour tout le monde. L'idéal serait que chacun ait son adresse nominative: [email protected], [email protected], etc. D'autre part, chacun des collaborateurs travaille sur tous les projets que nous avons, donc je voudrais que les emails soient in fine dans une boite commune, accessible à tous, et classés dans des sous-dossiers Projet1, Projet2, etc (Je ne veux pas que les gens se réexpédient des emails comme ce le serait en ayant des boites nominatives hermétiques les unes des autres, ni que chaucun fasse son classement dans sa propre boite). Il me paraît nécessaire que ces adresses nominatives ne soient donc que des sortes de surcouche à une boite de réception commune, nommons-la [email protected]. Ca, c'est facile à gérer, il suffit de créer des alias... Certes. Mais si maintenant je veux que l'adresse d'expédition d'un email ne soit pas [email protected], mais l'adresse nominative de celui qui écrit le mail, c'est beaucoup plus compliqué...

J'ai vu que les comptes partagés proposés par Exchange le permettrait. Sauf que ces comptes partagés ne sont pas visible par Mail de Mac... Changer de client mail est une possibilité, mais je me dis que quand-même, je ne suis pas le seul à être confronté à ce problème et que des solutions existent...

Des idées?

Au plaisir de vous lire.

 

[pouppinou]

Mais si maintenant je veux que l'adresse d'expédition d'un email ne soit pas [email protected], mais l'adresse nominative de celui qui écrit le mail, c'est beaucoup plus compliqué...

Il suffit, lors de l'écriture d'un mail (dans Mail) de choisir le nom/adresse-courriel dans la liste qui se trouve à « De : » de l'en-tête du courriel.
Et vous pouvez faire de même pour la signature dans la liste qui se trouve à « Signature : »

 

[Li Pace]

Non, avec les alias, ça ne fonctionne pas... Je veux dire que si [email protected] est un alias de [email protected], alors [email protected] n'apparait pas dans le champ "de".

Il en va de même avec les comptes partagés d'exchange...

 

[pouppinou]

Vous venez de trouvez la solution
Ne pas utiliser des alias.

 

[Li Pace]

Et donc, des idées?

 

[pouppinou]

Je ne comprend pas où est le problème.
Si tout le monde à les BAL (les 6 BAL dans Mail) il n'y a plus de problème.

Sinon il y a tout ce qu'il faut pour éditer des règles pour gérer comme vous voudrez la gestion des courriels dans les « Règles » de Mail.
Préférences... > Règles
Par exemple : Vous pouvez éditer une règle qui fait que tout courriel qui arrive dans [email protected] soit envoyé à chaque adresse de courriel de chaque collaborateur, et donc ceux-ci pourront y répondre via leur adresse de courriel. Idem pour que chaque courriel de projet aille dans le sous-dossier correspondant.

 

[Gwen]

J'avais pensé aux alias en premier également, mais, comme il est dit, cela ne permet plus d'envoyer de messages nominativement.

Chez quel fournisseur as-tu tes adresses de courriel ?

 

[Li Pace]

Je ne suis pas fan du fait d'avoir 6 BAL dans Mail, en particulier si (sait-on jamais? ) notre entreprise grandit.

Faisons un cas concret. [email protected] reçoit email1 qui correspond à projet1. [email protected] reçoit email2 qui correspond aussi à projet1. Si les boites mail sont indépendantes, alors chacune de ces adresses aura des sous-dossiers projet1, projet2, etc. email1 sera donc dans le sous-dossier projet1 de collab1@, email2 sera dans le sous-dossier projet1 de collab2@.... Donc l'information n'est pas centralisée.

Il serait possible d'avoir une 7è boite [email protected] dans laquelle on placerait tous les emails dans les sous-dossiers. collab1@... aurait donc mis email1 dans le sous-dossier de inbox@..., de même pour collab2@.... Et quand on répond, on choisit l'adresse d'expédition dans le champs "De"... Ok, c'est possible, c'est un peu une usine à gaz. Dans le sens où la secrétaire devrait aller scanner toutes les boites mails pour placer les emails dans les sous-dossiers had-oc de inbox@... J'ai l'intuition que ça ne fonctionnera pas.

PS: pour l'instant, j'ai un nom de domaine chez ovh et j'ai testé toutes leurs solutions mail (celui lié à l'hébergement, le mail pro et l'exchange)

 

[Gwen]

Ce qui serait possible serait d'avoir TOUTES les boîtes en IMAP. Ensuite, tu as une boîte par personne plus une boîte générale.

Dans la boîte perso, les gens reçoivent leurs mails comme avant, puis, si un mail concerne plusieurs personnes ou un dossier commun, il suffit de le déplacer dans la boîte réception commune ou dans un dossier commun sur la boîte mail générale.

 

[Li Pace]

Effectivement, toutes les boites seraient en Imap (c'était évident pour moi et je ne l'avais pas spécifié!)

Ce que tu (gwen) proposes est aussi une solution. Mais!
Si tu as un collaborateur à 40% (lundi, mardi), ça ne fonctionne pas. Si un email important lui parvient le mercredi, alors tu n'en prendras connaissance que le lundi suivant.
D'autre part, cela suppose que chacun soit exemplaire dans le traitement de ses mails, ce qui n'est pas le cas. Notre cheffe par exemple n'a pas le temps de trier ses mails, donc il faudra que la secrétaire ait sa boite de réception sur Mail, qu'elle ait aussi la boite de celle qui travaillle à 40%, et bref, on retombe quasiment dans la solution de pouppinou. Ca me paraît trop complexe.

Je suis vraiment étonné que ce genre de solutions n'existe pas... Si quelqu'un a un business à lancer! Peut-être par contre que cela fonctionnerait si l'on avait un serveur de mail local que l'on gérerait. Mais bon, ça demande soit des compétences et du temps que nous n'avons pas, soit un investissement qui me paraît trop important par rapport au gain d'une solution mail classique (comme ovh, gmail, etc)

 

[pouppinou]

Je suis vraiment étonné que ce genre de solutions n'existe pas...

Encore faut-il vouloir la voir la solution, et se pencher dessus. Car la solution des règles est simple et tout le monde peut en plus mettre à sa sauce façon "organigramme".
Après vous êtes le mieux placé pour ouvrir les Règles et configurer chaque BAL avec les règles qui vont permettre le rangement, le suivi et inter-agir entre tout le monde sans avoir 6 BAL dans son Mail perso, mais uniquement 2 BAL (la sienne et la BAL commune).

 

[hercut]

Est-ce que l'idée d'utiliser un système comme black ne serait pas plus pratique ?

Tu as aussi des boites qui permettent de rediriger les réponses automatiquement vers une autre boite, boite1 envoie un mail, la réponse de ce mail est renvoyée automatiquement à inbox.

Mais je pense que le plus simple est quand même la boite unifiée. OU travaillé au final en pop.